打ち合わせの議事録、AIに要約させたら上司の反応はどうだったか

「議事録、AIに要約させたら手抜きだと思われないかな……」——正直、最初にAIで議事録をまとめて上司に送るときは少し身構えた。結論から言うと、杞憂だった。むしろ「読みやすくなった」と言われた。この記事では、実際にどう使って、どう反応されたかを書いてみる。

きっかけは単純な「面倒くさい」だった
実際にやっている手順
上司の反応は「読みやすくなった」だった
それでも人の手を入れている部分
まとめ

きっかけは単純な「面倒くさい」だった

Web制作の打ち合わせは、クライアントとの要件確認から社内の進行確認まで、1日に何本も入ることがある。議事録は毎回自分で書いていたが、話した内容を思い出しながら文章にまとめる作業が地味に時間を取られていた。特に1時間を超える打ち合わせだと、要点を絞り込むだけで30分近くかかることもあった。

試しにAIに要約を任せてみようと思ったのは、単純に「この作業、自分がやる必要あるのか？」と疑問に思ったのがきっかけだ。

実際にやっている手順

特別なツールは使っていない。スマホの録音アプリで打ち合わせを録音し、文字起こしをしてから、その全文をAIに貼り付けて要約させているだけだ。使っているプロンプトはこんな感じにしている。

「以下は打ち合わせの文字起こしです。決定事項・懸念点・次回までのToDo（担当者付き）の3つに分けて、箇条書きで要約してください」

最初は「要約して」とだけ頼んでいたが、それだとただの文章の圧縮になってしまい、あとで読んだときに「結局何を決めたんだっけ」となることが多かった。「決定事項・懸念点・ToDo」の3分割を指定するようになってから、議事録としての実用性がかなり上がった。

上司の反応は「読みやすくなった」だった

初めてAI要約版の議事録を送ったとき、正直「これ手を抜いたと思われるかも」という不安があった。実際に返ってきた反応は真逆で、「前より要点が分かりやすい」「ToDoが誰の担当か一目で分かるのがいい」という好意的なものだった。

考えてみれば当然で、自分で書いていた頃の議事録は「話した順番」に文章を並べていただけだった。AIに構造を指定して要約させると、話がどう展開したかに関係なく「結論」「懸念」「ToDo」で整理されるので、後から読む人にとっては圧倒的に読みやすい。

それでも人の手を入れている部分

AI任せで完璧というわけではない。文字起こしの精度によっては、専門用語や固有名詞（クライアント名やプロダクト名）が別の単語に化けていることがあるので、送信前に必ず一度目を通して修正している。また、AIは会話の中の「冗談」や「一旦保留」のニュアンスを、そのまま決定事項のように要約してしまうことがあるため、そこも人間のチェックが必要な部分だ。

要約自体はAIに任せて、最終チェックだけ自分で行う。この役割分担にしてから、議事録にかける時間は体感で3分の1程度になった。